常煩惱自己寫不出好的報告或企劃案嗎？其實寫作能力也是專業度的表現。
如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，
也不知該如何回應你的訊息。以下列出12項原則，可以幫助你有效改善寫作技巧。
企業領導諮詢顧問保羅．松頓（PaulB.Thornton）指出，
好的寫作包含3項基本步驟：準備、書寫和編輯。
這位經常協助經理人解決各種問題的專家，提供12項重要的寫作原則：
1.知道你的目標是什麼
在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是篇只有1頁篇幅的摘要，
或是長達5頁的報告？
試著回答這個問題：
我究竟想要讀者知道、思考哪些事情，或者要他們做什麼？
2.列清單
寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。
如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。
3.整理你的想法
我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。
同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。
你可以用一些方法來組織你的想法：
●依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然後接著再寫下次重要的資訊。
●以先後順序排列：描述一開始發生了什麼事情，接著又發生了哪些事，其次又是……。
●解決問題的模式：先解釋問題所在，然後提出可能的替代方案或解決方法。
●問答方式：先陳述問題，然後提出你的答案。用這些方式來組織你的想法，
讀者就能輕易了解你想表達的概念和重點。
4.佐證你的論點
你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。
5.區隔重要論點
每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。
6.善用標示記號或數字
如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。
7.盡量使用簡短的句子
一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會（AmericanPressInstitute）的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90％，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。
8.用字精確 像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意含糊、不精確的字。
讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，也請對某些用字下明確的定義。
9.適當使用逗號（或頓號） 將3個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。
例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後，善用逗（頓）號來分隔形容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」
10.避免贅字、贅詞 沒有必要用許多意思相同的字來形容同一件事。
以下的例子告訴你如何避免使用贅字、贅詞。
●「我個人認為……」「我」就已經表示你個人，所以只要寫：「我認為……」
●「我決定將這台機器漆成灰的顏色。」灰色原本就代表一種顏色，
所以你應該寫：「我決定將這台機器漆成灰色。」
11.要有結論 你真的喜歡看一齣沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會。
讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來，
加深讀者的印象。
12.進行最後的編輯
將你寫好的內容重複念幾遍。第1次念的時候，注意力集中在文章的組織和句子的結構。
將太長的句子縮短，刪除不必要的文字。如有必要，重新調整文章的順序。
然後再念一次，確定標點符號的使用是恰當的。 第3次朗讀你的文章，將焦點放在遣詞用字上。
檢查是否有些用字語意含糊？如果有，請用更精確的字來取代它們。
最後，大聲將你寫的內容念出來，或念給朋友聽，看看他們是否能充分了解你想要表達的意思，
或者有哪些地方需要改進。 好的寫作，有很重要的一部份牽涉到編輯。
很少有人可以在第一次坐下來寫東西，就能寫出一篇完美的文章。
好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心，就可減少錯誤的發生，
別讓小小的疏失搞砸了一切。
如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的資訊，別人就容易感到困惑，
也不知該如何回應你的訊息。以下列出12項原則，可以幫助你有效改善寫作技巧。
企業領導諮詢顧問保羅．松頓（PaulB.Thornton）指出，
好的寫作包含3項基本步驟：準備、書寫和編輯。
這位經常協助經理人解決各種問題的專家，提供12項重要的寫作原則：
1.知道你的目標是什麼
在你開始寫作以前，先想想你的目標是什麼？你要寫的是篇只有1頁篇幅的摘要，
或是長達5頁的報告？
試著回答這個問題：
我究竟想要讀者知道、思考哪些事情，或者要他們做什麼？
2.列清單
寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。
如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反覆推敲腦中的想法，可以幫助你釐清目標。
3.整理你的想法
我們都有過在雜亂的抽屜裡找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。
同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。
你可以用一些方法來組織你的想法：
●依據重要性：先從最重要的資訊開始寫起，然後接著再寫下次重要的資訊。
●以先後順序排列：描述一開始發生了什麼事情，接著又發生了哪些事，其次又是……。
●解決問題的模式：先解釋問題所在，然後提出可能的替代方案或解決方法。
●問答方式：先陳述問題，然後提出你的答案。用這些方式來組織你的想法，
讀者就能輕易了解你想表達的概念和重點。
4.佐證你的論點
你可以表達自己的意見，但必須提出一些佐證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。
5.區隔重要論點
每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。
6.善用標示記號或數字
如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。
7.盡量使用簡短的句子
一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。根據美國新聞協會（AmericanPressInstitute）的統計，讀者看懂15字以內的句子的機率是90％，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。
8.用字精確 像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意含糊、不精確的字。
讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，也請對某些用字下明確的定義。
9.適當使用逗號（或頓號） 將3個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。
例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最後，善用逗（頓）號來分隔形容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」
10.避免贅字、贅詞 沒有必要用許多意思相同的字來形容同一件事。
以下的例子告訴你如何避免使用贅字、贅詞。
●「我個人認為……」「我」就已經表示你個人，所以只要寫：「我認為……」
●「我決定將這台機器漆成灰的顏色。」灰色原本就代表一種顏色，
所以你應該寫：「我決定將這台機器漆成灰色。」
11.要有結論 你真的喜歡看一齣沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會。
讀者會想知道「最後的比數」是什麼。而且文章最後的結論可以將你所有的重點連結起來，
加深讀者的印象。
12.進行最後的編輯
將你寫好的內容重複念幾遍。第1次念的時候，注意力集中在文章的組織和句子的結構。
將太長的句子縮短，刪除不必要的文字。如有必要，重新調整文章的順序。
然後再念一次，確定標點符號的使用是恰當的。 第3次朗讀你的文章，將焦點放在遣詞用字上。
檢查是否有些用字語意含糊？如果有，請用更精確的字來取代它們。
最後，大聲將你寫的內容念出來，或念給朋友聽，看看他們是否能充分了解你想要表達的意思，
或者有哪些地方需要改進。 好的寫作，有很重要的一部份牽涉到編輯。
很少有人可以在第一次坐下來寫東西，就能寫出一篇完美的文章。
好的文章是需要反覆的修改、潤飾。多一份細心，就可減少錯誤的發生，
別讓小小的疏失搞砸了一切。