數位轉型、ESG推動雙效合一 啟動企業成長關鍵
數位轉型，智慧處理成「辦公新型態」
「數位轉型就是商業的改變、流程的優化」以事務機與辦公室數位轉型聞名的台灣富士軟片資訊認為，辦公室自動化發展從最早硬體為主的機械化、到軟體為主的電腦化、再到網路與資料的數位化，而今則是來到數位轉型。
台灣富士軟片資訊數位推廣處處長王輝華以金融客戶為例，新冠防疫期間，許多企業推行A、B輪班制，由於早先台灣富士軟片資訊協助該客戶推動數位轉型，將紙本作業變成電子檔，並導入「文件數位化及管理系統」與「行動及雲端辦公」，讓簽核、稽核、審查都能有效的以數位型態完成，因而讓一向講求現場核對、紙本作業的金融業，也能落實在家工作、精準對帳，同時達成少紙低碳。
「科技減少紙本繁複、冗長的核對步驟、降低錯誤率，縮短流程，不僅改變工作時間，也形成新的工作型態。」王輝華說。然而，卻有許多企業在數位轉型初始未釐清目標和執行策略，反而使得第一線員工需要同時執行紙本與電子作業，既令流程繁瑣冗長、還形成多紙多碳。台灣富士軟片數位推廣處經理林欣妤認為，其關鍵原因在於僅考量或執行「數位化」，並沒有依照中長期需求實施「數位優化」，因此短期企業沒看見實質「商業效益」與「永續成效」，自然對「數位轉型」失去信心。
流程降驟，落實ESG「少紙減碳、照顧身心」
王輝華說明，如一家配置有12名財會人員公司，每月底均需處理2萬筆發票、3.5萬項帳務明細的核對作業，且每份電子帳單需耗費19分鐘處理，透過台灣富士軟片資訊協助其數位轉型，導入「客製化發票／帳務明細整合解決方案」後，不但能串接發票系統，更省略人工比對、整併和裝訂時間，系統更將每份發票明細轉為電子檔，進入數位作業，每份帳單處理僅花費2分鐘就能完成。
協助多家企業導入數位流程的業務經理林欣妤補充說明，部門也協助一家台中上市櫃機械企業，建立高效的生產計劃流程，透過RPA（Robotic Process Automation機器人式流程自動化），自動「建立銷售文件、輸入訂單編號、輸入計畫單資訊、截圖成本計算頁面、列印計畫訂單」，此舉讓內勤人員工時數每日縮短逾３小時，提升效率外、也減少重覆性工作，提升同仁的工作滿意度。
在辦公中，同時也照顧地球
如何檢視數位轉型是否成功？林欣妤認為，就是觀察科技是否能企業內部文化及策略的轉變，如世界經濟論壇指出，當各個產業均導入數位科技，則全球可減少20%的碳排放，如某外商銀行，透過富士軟片資訊的「綠色報告(Green Report)」，掌握紙張的使用狀況、提升雙面列印率達51%，每年已減少逾9,000公斤的碳排放；此外，再導入數位文件流程後，又使年碳排放減少2.1萬公斤。
王輝華強調，工作型態歷經機械化、電腦化、數位化，今時辦公室才因為技術發展、永續意識…等條件到位，進入「共生化」時代。他也認為，在未來智慧辦公的場域，都將會搭配著「多功能事務機、文件數位化及管理系統、行動及雲端辦公、自動化」等四個元素，達成「智慧處理、流程降驟、少紙減碳」三大目標，不僅應對全球趨勢與法規上對ESG的規範，也回應當前「少子化、缺工」的人才挑戰。