中小企業 HR 注意：
職務說明書對勞動法令遵循會產生哪些影響？
作者：陳業鑫律師/業鑫法律事務所所長、全國律師聯合會勞資關係委員會主委
「從外商來的總經理要求我建立職務說明書制度，因為她以前任職的公司都有，
他覺得我們公司沒有職務說明書制度非常的奇怪，但我沒有相關的經驗，
請問律師職務說明書是必要的嗎？要怎麼樣建立？必須要有哪些內容？」
一位本土廠商人資主管問我上述問題。
從企業建立勞動法令遵循的觀念出發，
我認為中大型企業的人資管理系統中，職務說明書是必要且不可或缺的。
職務說明書必要內容有哪些？
職務說明書（Job Description)，有時又稱為工作說明書。
一個完整的職務說明書包括下列內容：
1. 職稱：亦即職務稱謂，指能完整表現職務內容之名稱，例如業務經理、作業員等。
2. 配屬部門：本職務所隸屬之功能單位，例如業務部、A12廠、財務部等。
3. 職等：指本職務於公司職務列等表（如有）所規定之職等，
須特別說明此項目並非必要，但若公司基於組織管理、敘薪、升遷、
同仁職涯發展需求，亦可設置。
4. 工作項目：雇主分配於本職務之工作項目。工作項目臚列盡可能完整，
亦可列出主要及次要工作項目，並於最後列述「其他雇主臨時交辦事項」。
5. 工作權責：本職務基於職掌所為工作過程成果與所作之決定，對部門業務及
代表雇主對內對外所產生之效果及影響，此工作須承擔的責任，
與他人聯繫，所接受的監督及所施與的監督等。
6. 所需具備之專業知能：指勝任本職務所需之學識、才能、技術、訓練、經驗、體力、
專業證照資格以及領導能力等。
7. 使用之設備及工具：列出工作中 使用到 的 所有機器、設備及輔助性工具等。
8. 工作條件與環境：羅列有關的工作條件、如工作地點、環境等。
職務說明書對勞動法令遵循會產生哪些影響？
職務說明書的記載，對於企業勞動法令遵循，
從招募、簽訂勞動契約、新進人員訓練、調動、離職交接、評價考核、
是否不能勝任工作之認定及績效改善計畫 ( Performance Improvement Plan ) 均有影響。
例如勞動契約部分，固然勞動基準法施行細則第七條第一項規定，勞動契約應依本法
有關規定約定「工作場所及應從事之工作」，但一般情況下，
限於契約篇幅及協議條款用字簡潔扼要起見，
無法將職務說明書內容完整載明，
更無法隨員工職涯發展及企業經營因應時空變化而與時俱進而調整，
為了避免對工作職務描述僵化失去彈性，
以職務說明書作為勞動契約的補充及附件，是比較理想的作法。
職務說明書文字應簡潔直接，並隨時調整符合現狀
就特定職務訂定職務說明書後，員工原有之工作項目或職責程度發生異動，
均應依公司內部程序修正其內容。
職務說明書文字應儘可能簡要直接，勿使用複雜、多義、曖昧的描述詞句，
避免使用並非眾所皆知的簡稱，以及字母縮寫的專業術語詞。
若為行文簡潔，還是需要使用縮寫和首字母縮略詞，
請在第一次使用時，對其進行完整精確定義跟說明。