協調的意涵及技巧
協調 為雙方透過溝通的所有方法,
進而調整 一些自己原有的部分,或
接纳對方 某些部分.嘗試達成共識。
組織協調
是指
為完成一定的任務,而對人、財、物及各種資源進行安排、調配、整合的過程。
組織每位成員生長環境不同,對於事情的看法也有所差異,
當成員聚集在一起要完成共同的一件事時.就容易產生衝突與爭執·
因此需籍由溝通,將彼此的意見感受與想法充分表達出來,
再透過討論與協調,尋求共識以完成任務·這就是協調的意義與重要性。
(一)協調的目的:
1使成員在和諧一致的情況下執行任務,消除浪費,增進效率。
2.改進業務處理的方法。
3.使各部門成員能分工協作,避免不必要的衝突。
4.使個人的努力成為集體的努力,單獨的行動成為協作的行動。
5.使每位成員在其工作任務上各盡其責,守其本分。
6.有效達成組織的使命。
基本上.溝通是從事意見交換 ,取得想法的一致, 而協調則是謀求行動的一致。
換言之 溝通 是協調的方法 協調 是 溝通的結果。
(二)協調的方法與原則
1會議協調:
讓組織各部門之間將業務資訊進行交換。降低在工作中可能發生的問題可以針對
特定問題共同協調解決方式,通常會以會議方式進行協調 常見的如:
產銷協調會,人事評議 委員會等。
2現場協調:
直接在問題的現場,就所發生的問題原因和個人的解決方案提出,同時請相關人員
陳述想法與看法,再針對問題進行協調。
在協調過程中,若遇到雙方爭執不下的情況時通常會採取下列的原則來進行
(1) 職責範圍內完成為佳:
在接受及面對問題的前提下· 職責範圍内能夠進行協調.即在該 職責範圍內完成協調.
(2) 組織單位與個人利益評估:
讓雙方進行組織單位與個人利益評估或要求雙方針對
可能面對的風險及應對方式來進行討論,以取得共識·
(3) 組織價值觀:
以不違反組織價值觀的前提或回到問題最初的共同目標上進行協調。
三、組織內外完成共同任務的溝通協調技巧
組織中為了要能完成共同任務,需要與內部其他單位或外部進行協調·但在溝通協調上
我們必須保有下列四個技巧.才能讓整個過程更加順暢:
(一) 相互了解:
了解其他部門的工作內容與專業,同時也讓各部門了解自己部門的工作內容
與專業建議安排時間讓部門互相參訪,透過正式或非正式的跨部門員工活 動,
增進各部門的了解,促進情感交流。
(二) 拋開本位主義:
拋開以自己部門出發的思維,以整個企業的角度考量和說服對方
說服時,要把對方牽扯進來,讓對方覺得「事有關己」。
(三) 強調整體利益:
最好以整體利益來說服,讓所有參與的部門都覺得有好處.都得到公平
的待遇,減少各部門本位主義從中破壞的機會。
(四) 呈現事實:
以數字說明事實如:銷售量、市占率、費用等.可以將溝通過程中「人」
的 因素降到最低,減少衝突發生。