2018年4月16日 星期一

2018 04 17 左永安顧問 EMBA 辦理交辦事項,基本上要考量「為何」(Why)、「何事」(What)、「如何」(How)等「三何」要項在組織中,有一些經常性會議如業務會報、主管會報、專案會議等,召開這些會議的主要目的,基本上是為了推動業務或解決問題,最後的會議結論除了注意事項之外,都是應辦理事項 辦理交辦事項,「為何」的核心本質在「意義」,「何事」的核心本質在「價值」,「如何」的核心本質在「方法」。可用同心圓或層次圖來表示,依次為為何/何事/如何。


在組織中,有一些經常性會議如業務會報、主管會報、專案會議等,召開這些會議的主要目的,基本上是為了推動業務或解決問題,最後的會議結論除了注意事項之外,都是應辦理事項,再加上臨時性的交辦事項或指示事項,彙總後,構成了組織的應列管事項,也就是廣義的交辦事項。
辦理交辦事項,基本上要考量「為何」(Why)、「何事」(What)、「如何」(How)等「三何」要項,這「三何」在詞句上很具體,在運作上卻很抽象。實務上,可以轉化為一些作業概念來落實。
首先,應該給個精準的名稱,最好能見名思義,所謂:「名不正,則言不順;言不順,則事不成。」如果名稱不精準,往後説起來就會卡卡的,造成溝通上的困擾。
其次,從外在環境、內在基礎架構、與所要達成的結果,評估其可行性。並且將交辦事項以概述、目的、目標與範圍來說明。
再來,找到所需要的資源,如人力、經費、材料、機器等。並以完成期限逆推各工作項目所需要的時間及時程,加以排程,研擬計畫,這樣執行起來會比較有方向感與節奏感。
最後,採取合宜、適切、有效的作業方式及做法。建立作業框架,就會有全貌、層次與關聯,處理事物就會有整合性的想法。利用工具可以事半功倍,以「人+工具」來提升作業效率,
因應交辦事項的範圍與大小不同,選擇上述概念加以剪裁應用,如果是三個月以上專案性質的交辦事項,則應全數納入考量。
辦理交辦事項,「為何」的核心本質在「意義」,「何事」的核心本質在「價值」,「如何」的核心本質在「方法」。可用同心圓或層次圖來表示,依次為為何/何事/如何。
有一個故事是這樣說的,一個人問三個擔磚塊蓋教堂的工人在做什麼?其中一個說:我在擔磚塊。另一個說:我在蓋教堂。第三個說:我在蓋上帝的殿堂。有了工作的意義,就會有工作的動力,如果連擔磚塊的工作都會有意義,相信一般知識工作者辦理交辦事項一定可以找出工作的「意義」來。
把工作當孩子來養,再辛苦的工作,都有「價值」。如果不把工作當孩子養,也可以當寵物養,自然樂在其中。
此外,辦理交辦事項,還應釐清所要達成的最終結果,要有「不是有做什麼,而是該做什麼」的認知,否則,有可能自己認為交辦事項完成了,卻不符合所要達成摸結果。辦理交辦事項要有「方法」,以能讓長官放心為原則。