2024年3月12日 星期二

2024 03 12 左永安 顧問/講師/委員 行為職能 簡稱 BC(Behavioral Competencies)BC1職場與職務之認知與溝通協調 (3小時) BC1-2 溝通與協調能力1.5hr TTQS人才發展品質管理系統 Talent Quality-management System 若想要追求金牌 國立臺灣大學 臺灣師範大學 EMBA 找左永安顧問輔導 ESG PMP HRD ICAP 人力資源管理 關鍵就業力 共通核心職能 職場中,我們經常對於自己熟捻的工作項目,認為其他人也應該跟你一樣瞭解,於是在溝通時只會簡單地陳述;從心理學分析: 「衝突是因為 個人 內心動機 或 慾望 無法被滿足, 或是 同時間有幾個慾望動機 不能並存,所造成的心理困境」

  

2021-04-01 09:32
王淑華(小黛)

       職場中,我們經常對於自己熟捻的工作項目,

認為其他人也應該跟你一樣瞭解於是在溝通時只會簡單地陳述;

另外,我們也常自認為對其他單位的運作方式相當熟悉

所以會自動將部門之間的討論方式簡單化。

     這些都是溝通上最常犯的盲點,

基於自己的預設立場、認知,很容易導致溝通不良,

甚至因為錯誤的表達方式產生摩擦、衝突,造成部門之間的對立。

       

     衝突  大都是指個人、團體在組織中,因為

目標、

認知、

情緒、

行為、

利益

等的差異,產生矛盾對立的互動過程;

從心理學分析:

衝突是因為 個人  內心動機 或 慾望  無法被滿足,

   或是   同時間有幾個慾望動機   不能並存,所造成的心理困境」

另外一種經常發生的情況,

我們對於自己看重的事情,

也會認為其他單位應該都知道其重要性,

而且必須主動配合,

理所當然我們就不會主動進行溝通,並提出配合的要求。

      於是我們好不容易營造出好的工作氛圍,總會被少數人攪亂、潑冷水。

有些老闆覺得自己對於交辦事項,已經敘述非常清楚,

但為什麼部屬總是無法達到共識、完成任務,

所以就認為是團隊的能力不足、反應太慢。

但真得是下屬能力不足嗎? 主管多花點時間溝通,有這麼困難嗎?

的確不容易,因為手邊有太多的事情要處理,為了讓時間使用能夠更有效率,

我們經常不自覺地只把話說一半 ; 

這時你說的話從聽者的左耳進入,經過不同的大腦思考、判斷、消化,

再從右耳出,都會變調有不同的解讀,這就是認知的差異。

之前有位男性主管,平常待人算是客氣,但只要開會有人持不同意見,

或事情發展不如他的意,就會認為別人故意找碴,所以經常情緒激昂,

變成火爆三郎開始亂罵。

基於尊重,後輩同事們大都會忍耐讓著他,等他罵完了再進行討論。

可想而知,

他這種粗劣的溝通行徑,變成一種「溝通摧毀者」標籤後,

只要有他在場的會議,大家盡量選擇不發言,

當然這也成了他往上爬的最大阻力。

    不同的專業領域、不同的工作能力、不同的溝通風格

都會影響溝通判斷後的結果。不論是主管或是一般員工,

如果你想把交辦的事情做好做滿,我們都要學習有效的溝通技巧。

把話說明白,讓對方聽得懂

1. 首先,看清楚你溝通的對象是誰

      基本上,新進人員或是較低位階員工,對於公司的整體營運狀況

較不熟悉,對於部門之間的運作模式也不清楚;

這時不論是主管或是其他同事,都應該多花些時間說明、解釋工作內容,

以及期待的產出結果。


2. 再來,運用非語言影響力

     通常,我們對於一項新任務不清楚時,都會來回討論溝通,

確認雙方的認知和目標是一致的。

但是周遭有些人就是不會提問,

也不愛討論,總是一人埋頭苦幹,直到問題發生後才哀聲大叫,

請求別人的幫忙。

      碰到這種類型同事,與其被氣得牙癢癢,不如給他一點「臉色」看,

例如皺眉、斜眼或聳肩,善用肢體語言讓他知道「溝通」的重要性。


3. 接著,反問對方是否有任何疑問

       當你花了十分鐘仔細說明專案內容後,對方卻毫無反應,

不提問也不表達任何意見、想法,這時為了確認對方完全理解你的說明,

最好的方式就是反問他:

「對於剛才說明的禮品採購流程簡化,你有什麼其他看法?」

4. 最後,再次總結重點

      如果時間允許,我都會建議主管、會議主持人、或是專案負責人,

針對雙方或大家所做的說明與討論內容,

用最後五分鐘以條列式方法做歸納、總結。

這樣做的好處,除了再次提醒工作重點,也能夠取得大家的共識。

提升有「意識」的表達能力

       有效的溝通是指  

你能夠正確傳達,或讀懂對方的意思並給予反饋,

並非只是把工作內容說明清楚而已。

人與人溝通的過程中,你的說話狀態與肢體語言,都傳達著某種意涵,

而這些都會影響到對方是否願意聽你說話;

所以,善用自然的微笑、表情、眼神交流與肢體語言,有助於溝通的效果。

     沒錯,有時候

運用幽默可以讓氣氛變輕鬆,只要玩笑開的得宜,不僅能夠化解尷尬,

讓人覺得你是位有魅力的人;

但如果玩笑開得過大,反而會影響到雙方的感情,甚至破壞團隊的和諧。

在此提出三點方法,幫助你「說到對方心坎裡」:

1. 感情比邏輯更有說服力

    通常,人都會有防衛心,當你都還沒開始說話,他的內心會先排斥。

如果你想說服別人,就要先擊中他的要害,讓他無法反駁,

而最佳攻擊的方式就是訴諸於情。

   賣運動器材的超級業代都會這樣問客戶:

「你一定相信運動和保健對於身體健康的重要性吧」

「如果現在我們免費提供你一台輕巧、功能性強的飛輪,讓你在家試用一個月,

  享受運動流汗的好處,你會想要參加嗎?」應該不會有人說我不要吧!

2. 把你的觀點包裝成對方的觀點

    大多數的人都是主觀的、堅持己見,總認為自己的觀點比別人好,

因此如果你想要透過溝通來說服別人,

你就要讓他們感覺你和他的觀點是一致的。

說穿了,就是透過包裝的方式,先認同、滿足並尊重對方

讓他接受你這個人,進而透過你的引導接受你的觀點。

3. 內容要具體,說好聽的事實

      所謂忠言逆耳,太直白的實話會傷到對方的心,尤其是下對上的溝通。

古代有一種戰術叫做「攻其不備」,意思是要趁著敵人開始卸下心防時,

用迂迴的策略不戰而勝 ; 

當你試圖說服影響對方,除了身段放軟最重要的是

要提出事實,用證據或數字輔佐,讓對方無法辯駁、心服口服。

     舉凡成功的人大都深諳溝通之道,但溝通能力不是天生的,是後天培養和學習而成的多數人長期以來養成固定的溝通、表達習慣,即使上了許多課也看了好多的書,但只要回到現實生活中,好像不知不覺又回到原來的模式,原因就出在練習的機會太少。

        從現在開始,每當你發現自己說錯話,或講話的態度不適當惹惱別人,請你詳實地記錄下來,想一想下次你應該如何改善:例如多說一點還是少說一點,臉部表情和善一些,音調低一度,速度放慢些等,只有不斷地學習、練習,才能提升「說的影響力」。

      增進說話的能力和溝通技巧,讓人願意聽你說,願意回應你的提問不僅能夠建立職場好人際,也能幫助你有更好的往上發展。



2024 03 12 左永安 顧問/講師/委員 溝通達人教你如何說服他人 行為職能 簡稱 BC(Behavioral Competencies)BC1職場與職務之認知與溝通協調 (3小時) BC1-2 溝通與協調能力1.5hr TTQS人才發展品質管理系統 Talent Quality-management System 若想要追求金牌 國立臺灣大學 臺灣師範大學 EMBA 找左永安顧問輔導 ESG PMP HRD ICAP 人力資源管理 關鍵就業力 共通核心職能「一旦你擁有改變他人想法的技巧與能力, 幾乎就沒有什麼事是你辦不到的了。」 知名政論節目「哈桑秀」主持人哈桑(Mehdi Hasan)這麼說道

溝通達人教你如何說服他人

EMBA雜誌441期 / EMBA雜誌編輯部  2023.04.27


面對潛在客戶,想要說服對方,提高談判成功的機率,

1應該只提實證和論點

2還是應該說故事?

3要展現專業與客觀態度,

4還是展現真實情緒?

溝通達人會運用哪些技巧,改變他人想法?


在重要的業務會議上,必須說服潛在客戶,公司的產品勝過競爭者;

房東協商,希望他給你更好的條件。

在這些談話當中,你都需要擁有說服對方的技巧與能力。


「一旦你擁有改變他人想法的技巧與能力,

    幾乎就沒有什麼事是你辦不到的了。」

知名政論節目「哈桑秀」主持人哈桑(Mehdi Hasan)這麼說道。


英裔美籍記者哈桑曾任專欄作者、主播,以及訪談節目主持人。

他有無數採訪他人,並與之辯論的機會,對象包含政商名流與各國元首,

地點從白宮到沙烏地阿拉伯大使館不等。


他指出,辯論(與演講)的技能,是改善事業,甚至命運所不可或缺的軟實力。

如何成功改變他人的立場與想法?

他在最近出版的「無往不利的辯論法」(Win Every Argument)一書,

分享自己親自驗證過的辯論與說服技巧。


(1)曉之以理,也要動之以情

把論點包裝在感情中


不管是辯論、報告或演講,大多數時候,人們都是企圖以理服人,

認為誰最有條理邏輯,誰握著最無懈可擊的證據,就會是贏家。

然而更常見的情況卻是,人們更容易被情感牽著鼻子走,

甚至到了無視眼前鐵證的程度。


所以如果你想在一場辯論中勝出,或是在一場演講中介紹公司的優點,

除了拿出真憑實據,同時也必須動之以情,

如此一來,對方才會「在乎」你所拿出的證據。

哈桑認為,

將你的理論與邏輯包裝在情感當中,

是將真相傳達給聽眾的最好方法。

以下是他提出的三個建議:


1.說故事

美國文學研究者戈特紹爾(Jonathan Gottschall)曾說過:

「人類是一種對故事成癮的物種。」

不管你當下探討的主題是什麼,將你的論點包裝在一個好故事裡,

都更能吸引並說服聽眾。


一個故事要動人,除了必須飽含情感以外,

也必須描繪某個有血有肉的具體人物。

相對於抽象而冰冷的數據,這個人物往往更能直觀地觸及人心。


在一場由非營利組織智慧平方(Intelligence Squared)所舉辦的活動上,

哈桑為沙烏地阿拉伯的人權問題上台演說。

為了更深刻傳達該國暴政的殘虐,相較於引用人權組織所報告的數據,

他描繪一個個受害的無辜生命,這些真實的故事撞擊了許多聽眾的心。

其中一人,便是因沙國制裁行動導致葉門發生飢荒,

因而喪命的當地女童胡笙(Amal Hussein)

哈桑是如此敘述的:


「胡笙當時七歲。這個葉門的小女孩不過是我女兒的年紀,

對誰都不造成威脅。

但是看看去年十一月紐約時報所刊登的照片,裡面的她是多麼令人痛心,

那瘦弱的身體,細若枯枝的手臂。

在那篇報導刊登不過一週後她就走了,她活生生被餓死了。」


2.謹慎選字

你所使用的每個字都該精挑細選,因為它能決定對方的反應,

並且盡量使用情感性用語,也就是會挑動聽者情緒的用字。


舉例來說,

「在這次車禍事件當中有兩人傷亡」,

跟「不負責任的酒後駕車,使得無辜行人慘死輪下」,

兩種描述都是陳述事實,但前者不帶感情,

後者則反映了說話者的立場,並促使聽者產生相同的情緒。


又比如烏俄戰爭,

「烏克蘭被俄羅斯入侵」,

跟「無助且無辜的烏克蘭民眾,被俄羅斯侵略者以炸彈攻擊」,

兩者給人的感受就完全不同。


事實上在俄羅斯,光是「入侵」這字眼都過於敏感,

因為該國將其定義為「特殊軍事行動」,

而這樣選字也反映了俄羅斯意圖灌輸給世人的觀點。


3.不要只是講述,也要展現情緒

雖然在進行辯論或演說時,你不該因過度激動而失控,

但也不該全面壓抑你的情緒。

在適當的時機適度地展現你的情緒,

能讓他人感受到你的人性,覺得你更真摯可親,更容易與你產生共鳴。


比如說,提到你特別熱衷的事情,你可以面帶微笑,放大音量與肢體動作;

遇到較沉重的主題,或你因某事的不公不義而感到義憤填膺時,

就應該表達出你的悲痛與憤怒。


(2)對事也對人
在足夠實證之下,指出對方缺失

在進行辯論時,「訴諸人身」(ad hominem),

也就是以對方個人特質(如人格、立場、背景等),

作為支持或駁斥其論點的依據,被許多人認為是不對的做法。


然而哈桑認為,除非你是在被明文規定不可使用此類言論的場合,

比如正式的辯論會,若是在可以使用的場合中不運用,

就像是把一個強大的武器束之高閣。


哈桑指出,反對訴諸人身論述的人搞錯了一件事,

那就是有時我們使用這項技巧的重點,原本就不是要反對對方的理論本身,

而是要揭發他的德行缺失,以此質疑他與他的言論可信度。