撰文馮瑄 圖片達志
2015-09-09
一個上班族的一天長什麼樣？答案是「忙、忙、忙」。從踏進公司開始，開機、回覆E-mail、跨部門開會、接聽客戶電話、處理文件……。每天的待辦事項多到讓便利貼布滿了整個辦公桌，「事情永遠多到做不完」是大多數上班族的共同心聲，因此，「時間管理」與「任務排序」成為上班族首要的必備能力。
「時間管理」目標在於「善用有限時間，達成最大效益」，為了達成目標，必須先依照工作的重要性與緊急程度，將眾多混亂無序的工作一一排程，這時就需要用到時間管理的最佳工具——「甘特圖」，讓上班族可以有效率地完成每項任務。
甘特圖（Gantt Chart）是執行專案最為廣泛使用的時間管理工具之一，擁有簡單繪製、清楚呈現的溝通特點。主要用來呈現一個任務的執行進度，時間是最重要的控制因素，目的是讓每項任務必須以最有效率的方式運用時間，以降低專案執行的變動性。
甘特圖所呈現的意義是，「我要完成這件事情需要多少時間」，換言之，甘特圖就是時程表。在座標的顯示意義上，橫軸代表時間，縱軸表示工作項目，線條長短代表這個工作事項在何時進行以及所需要的時間天數。
結合時間管理的甘特圖
資料來源：佳威企業管理顧問有限公司
有利隨時掌控專案進度
甘特圖的應用範圍相當廣，小至舉辦一場30人的戶外活動，大至企業擴建工廠，企畫內容包括產品定位、行銷、作業流程……等，這些職場最常碰到的管理專案，只要擁有「任務目的」、「工作步驟」、「完成時間」的3個要素，都可以使用甘特圖進行時間管理。
舉例來說，某品牌想知道為何A產品退貨率高？期限訂在1個月內完成產品意見調查流程，這時就可以使用甘特圖進行規畫。目標設定為降低20％退貨率，工作項目依照順序可拆分成4個步驟︰第1週的規畫是統計過去3個月的退貨數量，根據通路進行經銷商調查，並詢問退貨原因；第2週進行焦點團體的消費者回饋調查；第3週將通路商與消費者的意見統整反應至產品部，進行產品調整；第4週評估效果，是否確實降低退貨率。
甘特圖的功能在於掌控專案進度與權責畫分。「最常見的是用在規畫、溝通，在某個時間點要完成什麼事項，幫助跟其他人溝通，讓別人按表操課。」佳威企業管理顧問有限公司顧問項義順表示，對管理者來說，甘特圖可以有效控制專案進度，並且掌管資源成本的支出，同時也能有效管理權責、畫分的人力資源。
繪製甘特圖：前、中、後期的工作項目
繪製前：蒐集資料，或是沿用舊資料，依照目的調整。
製作甘特圖的前期，必須先蒐集資料，而蒐集的範圍依照專案目的而定，推算出達成此目標需要執行哪些任務？以及各任務需要的完成時間？以上述例子，這個專案目的是想調查A產品為何退貨率高？在繪製前期，就必須根據專案目的蒐集資料，包括從哪方面調查A產品退貨率高、需要執行哪些任務？執行起來需要多少時間？
1.釐清任務目的 → 2. 達成目的需要執行哪些任務（結合流程思考）→ 3. 規畫各任務完成的所需時間（開始時間與完成時間）
繪製中：「專案目的」、「工作項目」、「完成時間」是繪製甘特圖的3要素，考量的指標是專案需要「如期如質」，並在成本資源控制的範圍內完成。
1. 釐清專案目的後，繪製甘特圖的第1步是「工作分解」，將完成目的所需要的任務一一拆解，從目的變成工作任務，再展開為工作細項。
TIP：任務要拆解成多少工作事項，是繪製甘特圖最常遇到的問題。舉例來說，一個活動專案需要採買文具、印製活動手冊、通知報名者等任務，是否需要將「採買文具」列在甘特圖中呢？工作細項取決於甘特圖欲呈現的「範圍」，如果一個圖表內呈現的都是階段性的任務，那麼所提到的採買文具就不需要列舉在表格內。
2. 找出工作的「優先順序」，一一評量各任務之間的急迫性，考量個別工作項目需要的時間，以及任務之間有沒有時間衝突；若有衝突，哪一個任務需要優先進行？
TIP1：可搭配「流程圖」幫助思考，模擬一次專案執行的完整過程，流程順序搭配工作細項，便可以有效安排工作執行的優先順序。
TIP2：檢查是否有需要彼此配合才能成立的步驟，例如必須同時完成A工作和B工作，才能接續C、Ð工作，這類型的工作必須優先考慮彼此間的前後順序，才能有效安排時間。
3.衡量每項工作所需的時間。在排定每項工作時程，必須具備3項時間概念：「悲觀時間」、「最可能的時間」、「樂觀時間」。悲觀時間（Pessimistic time）指的是完成一個任務所需的最多時間，也就是落後於原始規畫的時間進度；最可能的時間（Most likely time），是作業最可能完成的時間，也就是專案人員當初規畫的原始時間；樂觀時間（Optimistic time），是作業順利完成所需的最少時間，也就是工作完成時間比預期的時間短，超前規畫進度。
TIP1：如何檢驗時間安排恰當？檢驗方式：第一是用經驗判斷，但如果先前沒有執行的相關經驗，有效的做法是預留時間，將時間安排偏向「悲觀時間」，不要將時間安排太過緊湊，任務之間可留1天的緩衝期，避免整體進度落後原本規畫時程。
TIP2：加上「天數」，加強視覺效果，有效傳達起訖的任務時間。
繪製後：甘特圖有2種檢驗方式︰第一是階段「任務」檢視；第二是定期「時間軸」檢視，兩種檢討方式都是為了預防後續專案落後情況發生。當整個專案完成後的總檢討，可以變成有效的專案管理經驗值。
「任務」檢視，指的是每完成一項任務就檢討一次，認定任務完成就往下一個任務邁進，尚未完成就必須考量因應的方法，例如延後專案時間或是增加資源，盡速完成現階段任務。
另一個方法是「時間軸」檢視，指的是固定時間檢討一次，例如每星期開會檢討進度，在甘特圖上，虛線代表我們預計完成時間，實線是實際完成的時間。
TIP：「時間軸」檢視可搭配「時間落差分析」（如下表），看出規畫跟實際執行有多少落差。
單位：%
時間軸檢視項目
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解決方式
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計畫進度(初製甘特圖時呈現)
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執行進度
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累計進度
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超前
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專案可以縮短時間，減少成本支出
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落後
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增加資源，讓專案如期完成
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實線、虛線對照 看出真實執行狀況
資料來源：佳威企業管理顧問有限公司
甘特圖可以依照專案進度動態調整，無論是時間軸檢視或是任務檢視，如果發現進度落後預計的時間，就必須決定後續任務時間是否要跟著延後；如果不能順延，就可以考慮加資源，讓任務準時完成。
甘特圖缺點：看不到專案執行的問題點、無法掌控人力
甘特圖展現的是工作項目與時間的關係，可以看到任務的起迄時間，評估完成的時間太長或太短，但無法真正看出專案執行的問題點。舉例來說，如果單一任務落後進度，無法從甘特圖判斷是人力還是執行方式有問題。
甘特圖的另一個缺點是，任務導向的呈現方式，造成「事事有人做，但有人沒事做」，對管理者來說，無法掌握人力調度平衡，就無法達到精緻的成本掌握，所以還是要透過其他圖表相互搭配，讓專案順利完成。
至於甘特圖如何繪製？其實一般Word、Excel都可以繪製甘特圖，以一般專案管理而言，建議以Excel繪製，在運算時間與表單呈現的形式較為簡便。如果遇到複雜程度高，或是規模龐大、參與人數多的專案，可選擇專業型的專案管理軟體，包括免費的GanttProject，也有付費使用的Microsoft project、visio。
用Excel畫甘特圖操作步驟
開啟Excel，將任務內容、開始日期、天數、完成日期填入工作表中，然後將資料全選，並在工具列上找到橫條圖。
圖表出現之後，修改資料範圍，將資料由D6拉到C6，「完成日期」的欄目幫助計算日期，但在甘特圖無須出現此欄。
在「藍色線條」上按滑鼠右鍵，選擇「資料數列格式」。
點選「無填滿」，把藍色的線條變成透明。
修改日期，在日期的部份點選滑鼠右鍵，選「座標軸格式」。
選擇「日期」，並選擇你想要呈現的形式。
在「座標軸選項」的「主要刻度間距」改為1，也就是間距為1天。最大值、最小值從預設的「自動」，改為「固定」。
同步驟7的視窗，填上最小值、最大值數字，計算方式是由1900/1/1到任務起始日的總天數，如範例中的2014/12/1～1900/1/1＝41973天，將所得天數填在最小值欄位。
回到圖表上，在左方任務列上按滑鼠右鍵，選擇「座標軸格式」，選「類別次序反轉」。
調整圖表的長寬，點選你想要美化的區塊，改變框線樣式與顏色。完成甘特圖。
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