提高溝通或匯報水平，有沒有什麼可以速成的方法？ 一下子到100分的方法肯定沒有，但在現有水平上，立馬提高100%效果的速成方法還是有的。 你只要在溝通或匯報前，先自問下面這4個問題就可以了： 1、對方想聽到什麼？ 2、我自己要達到什麼目的？ 3、我需要講哪些內容？ 4、以怎樣的邏輯順序組織？

撰文者：王世民／YouCore

網民肥皂箱 2019.10.23 

圖為示意圖。 (來源：Dreamstime)

摘要

1. 與主管溝通前，可以按照「對方想聽什麼」做內容修正。

2. 匯報前比較不同的邏輯順序組合效果，呈現出來的意思將會完全不同。

提高溝通或匯報水平，有沒有什麼可以速成的方法？

一下子到100分的方法肯定沒有，但在現有水平上，立馬提高100%效果的速成方法還是有的。

你只要在溝通或匯報前，先自問下面這4個問題就可以了：
1、對方想聽到什麼？
2、我自己要達到什麼目的？
3、我需要講哪些內容？
4、以怎樣的邏輯順序組織？

對方想聽到什麼？

跟一個渴得要命的人交流，你是跟他說什麼口味的瓜子好吃，他更感興趣？還是跟他說如何才能喝到水，他更感興趣？

答案顯然是後者。做好溝通或匯報的第一步就是要弄清楚對方想聽什麼。否則就像在一位渴得要死的人面前，大談什麼瓜子好吃一樣，你講得越好，對方嗓子裡就越冒煙，就越不想聽你說。

因此，在準備匯報前，你要問自己：這次匯報是面向誰，他（們）的核心訴求是什麼？

比如，你在做年終工作匯報的時候，你首先得知道這次匯報會面向哪些人，是只有你的直接主管呢，還是HR和二線主管也都會看。

知道面向哪些人之後，你就要換位思考去想一想，他們每個人到底想從你的工作匯報裡看到什麼。

是想看到你的工作成果，還是你的態度和努力過程，或者是你在工作匯報裡展現出來的分析總結能力？回答好了這個問題「這次匯報是面向誰，他（們）的核心訴求是什麼」，你就清楚這次匯報要重點準備什麼了。

我自己要達到什麼目的？

今年5月份的時候，有位同學跟我反饋：

「我今天去找老闆反饋項目情況，結果老闆說，他本來覺得對項目情況了解得挺清楚的，聽我說完後反而覺得糊塗，變得不放心了。」

「我都不敢去找老闆溝通了」，他最後沮喪地跟我講。

我就問他：「你這次去找老闆溝通的目的是什麼呢?」

他回覆說：「我就是將我知道的內容都跟老闆匯報下，讓老闆知道項目的實際情況。」

這就是絕大多數人在匯報或溝通時容易犯的一個錯：目的不明確。

那怎樣才能做到讓自己的匯報或溝通目的明確呢？

方法有2個：

1、用一句話說出這次匯報或溝通的目的

即使我們能很清楚地說出自己要什麼，很多時候別人也不一定能接收到。如果我們自己都不能說清楚自己要什麼，還期待別人能領悟到，那無異於癡人說夢了。因此，去匯報或溝通前，你一定要先要求自己能以一句話說出這次匯報或溝通的目的。

如果一開始在腦子裡提煉有困難，可以先用筆寫下各種你想到的話，3句哪怕4句都行，然後再提煉到只有1句話。

2、用5why驗證這一句話是不是你的根本目的

有時雖然將溝通目的以1句話提煉出來了，但很多時候這句話並不是自己的根本目的。

為了避免這樣的情況發生，在將目的以1句話提煉出來後，你還要再用5why的方法做下驗證。
我們以上面舉例的那位同學為例。

他一開始提煉出來的溝通目的是「跟老闆反饋項目的實際情況」。

用5why驗證的話，我們就可以繼續追問「你為什麼要跟老闆反饋項目的實際情況呢？」

「因為老闆想項目進度再加快1週，但實際是不可能的？」他回答道。

「為什麼項目進度再加快1週不可能做到呢？」我們可以繼續問。

「因為這個項目裡有一個老闆沒有意識到的重大風險」。

到這兒，我們就可以將一句話溝通目的改成：跟老闆說明因為某重大風險的存在，項目進度不可能再加快1週。帶著這個溝通目的去找老闆匯報，效果肯定就比「找老闆反饋項目實際情況」要好上很多。

我需要講哪些內容？

我經常要看不同顧問寫的管理諮詢報告，有售前的，有項目交付的，也有階段匯報的。這些報告經常都是動輒100來頁，內容豐富而且製作精美，一般的客戶看起來可能會覺得顧問很專業，而且很用心。

但我們行內人就很清楚，因為顧問公司的知識庫很豐富，而且各種報告都有著對應的精美模板，這些管理諮詢報告裡的內容大多數都是複製黏貼生成的。一般越年輕的顧問，複製黏貼的內容就越多，恨不得將公司知識庫的內容都黏貼在一份報告裡。

而經驗越豐富的顧問，越能從自己這次溝通匯報的目的出發，放棄絕大多數無關緊要內容的黏貼。這種不從自己的匯報目的出發，盲目填寫很多不相關內容的情況，在我們大多數人的工作匯報中也很明顯。

因為絕大多數公司，工作匯報的目錄基本都是規範好的（如下方的目錄）：
1、當期工作完成情況
2、工作中存在的問題及原因分析
3、下一步工作計劃

因為公司有了模板，我們在做工作匯報時就可能一頭扎進去照著填了，凡是能想得起來的都給寫上去，完全忘了自己這次匯報的目的是什麼。

比如，有人本來應該是想讓公司提供更多的資源支持的，但在工作匯報裡大談特談自己取得的成績，結果主管一看你完全罩得住，也就打消給你加資源的想法了。

再比如，有人本來是想證明業績不佳不是自己能力不行造成的，但在工作匯報裡對業績不佳的各種客觀原因濃墨重彩，結果不僅能力不行的印象未能扭轉，還在主管心中留下了推卸責任的不良印象。

那如何避免以上的錯誤，只講該講的內容呢？

你可以分為2步來做：

 步驟一：列出來所有自己想講的內容

你可以先用思維導圖列出來所有你想講的內容，這樣做有2個好處：
 1.是可以減小深度思考的壓力，更願意動手去做。

 2.是防止在一開始就過濾、丟掉一些關鍵內容。

 步驟二：逐一跟自己的目的匹配

將步驟一中列出來的內容，逐一跟自己這次匯報或溝通的目的匹配，跟目的相符的保留，跟目的不符的刪除或修改得跟目的相符。
比如，若要跟公司爭取更多資源時，對取得的成績要一帶而過，而是要重點強調遇到的困難和挑戰，這樣公司才更願意給你追加資源。

再比如，若想改變因業績不佳帶來的能力質疑，對客觀原因要一帶而過，而是要重點在下一步工作計劃上發力，做出一份能提升業績的可執行的計劃出來，這樣主管就能看到你的能力，從而願意多給你一次機會。

以怎樣的邏輯順序組織？

有個廣為人知的傳說，說的是清末名臣曾國藩在圍剿太平天國時，前期作戰不利，一直在打敗仗。幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏摺中寫道「…屢戰屢敗…」，曾國藩看後改成了「…屢敗屢戰…」。

結果朝廷看了後，不僅未責罰作戰不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎。這個「屢戰屢敗和屢敗屢戰」的故事給我們揭示了一個很重要的道理：同樣的內容，如果組織的方式不同，透露出來的意思是有著天壤之別的。

那怎樣做才能將要講的內容組織得更出色呢？

你可以分為下面2步來做：

1、按照「對方想聽什麼」做修正

你在第三步「我需要講哪些內容」中，已經羅列出所有跟你溝通或匯報目的有關的內容。

不過這些內容還都是從你想講的角度出發的，我們在最終呈現時，要按第一步「對方想聽什麼」的分析結果來對內容做修正。

比如，給老闆匯報項目進度無法加快1週時，不能說「老闆，項目有風險，因此項目進度無法加快」，因為項目進度無法加快不是老闆想聽到的。你要換個說法，讓老闆知道你是積極支持項目進度加快1週的，只是在推進中遇到了一個繞不開的風險。

修正後的說法參考如下：「老闆，我將項目按加快1週做了實施調整，其中遇到了一個風險，現在的做法是2種：一是投入更多資源來嘗試能否降低這個風險，但把握很低；二是維持原先的項目進度。」

 2、比較不同的邏輯順序組合效果

所有的內容按照「對方想聽什麼」做過修正後，還面臨一個排列先後的問題：哪個內容放前面，哪個內容放後面。這個排列順序影響是很大的，像曾國藩調整了下「敗」和「戰」的順序後，呈現出來的意思就完全不同了。

排列可以遵循的邏輯順序有4種：時間邏輯順序、結構邏輯順序、重要性邏輯順序、演繹邏輯順序。你一開始不確定哪種邏輯順序更適合的時候，可以每種邏輯順序都試下，然後再選用最合適的。

如下圖所示：

圖為示意圖。 (來源：YouCore)

小結

出色的匯報或溝通需要我們綜合能力的提升，無法一蹴而就。但如果你能在匯報或溝通前，做一遍下面4個問題的自問，那麼你的匯報和溝通效果一定能在現有水平上，立馬得到大大的提升。

溝通及匯報清單。 (來源：YouCore)