一場病毒大戰，燒出各產業公司數位化管理的差異，數位化程度高的企業，在應變反應上較快，因習慣於遠端合作的模式，配合雲端軟體的使用，讓專案執行透明，即使疫情因素讓夥伴不同時在辦公室工作也無損於員工進行的步調。
傳統的走動式管理，讓遠離第一線的主管能透過與現場人員的互動，就近了解營運狀況，減少因訊息層層傳遞所造成的錯誤資訊，並強調任務執行的「過程」，如出缺勤、工作與加班時數、拜訪客戶、刊登廣告數量等行為指標。
不過，在數位工具的急速發展下，這些指標愈來愈難反應出與任務達成結果的關係，在評鑑同仁工作品質時，應更進一步探究「過程」執行之後的「成果」，如工時是否與任務達成率成正比、拜訪客戶數與成交額比例、廣告數與營業額達成率等量化數字，並透數據調整營運方式。
未來5G應用成型時，遠端管理的時機會愈來愈多，行動辦公室將會成為工作使用的日常，在目前因應疫情的當下，更加需要加速數位化的管理手法。
數位化的管理首重心態調整，很多主管誤會數位化管理只要建立Line群組或雲端硬碟讓大家分享資訊，就達成數位化轉型目標。然而，使用過多的數位工具，反而會造成訊息過於龐雜，而影響真正需要通知的對象，只會重新複製早期「副本E-mail給所有人」的問題。
因此，主管在數位化管理的過程中，首要任務是簡化並定義數位化工具的使用規則，與數位工具的使用品質，例如可以透過雲端專案管理軟體Slack做任務討論、Line群組只用於緊急或求救事項等。清楚的工具使用規則，才是數位化管理的第一步。
接著，要習慣於充分的授權並與同仁定時確認執行結果。遠端作業讓大部分主管最感焦慮的部分，在於無法親眼確認每個人是否在工作時間認真工作，此時常會以工作日報或是周報的方式因應管理。
但實際上，許多主管並未花太多時間閱讀同仁提供的報告，建議不妨透過「敏捷式管理」的方法，每周花15分鐘與同仁討論本周任務執行狀況及下周預定完成事項，隨時因應市場狀態，調整同仁執行任務的優先順序。當然也可透過線上溝通的紀錄，讓主管更容易掌握專案執行脈絡與同仁思考狀況。
隨著網路科技的發達，工作時間將會被片段化，需要多工處理不同的訊息與任務，加上愈來愈多工作只需要在有網路的地方即可執行，未來同仁自我管理能力的要求會更高，如何透過適當的管理手法實現真正的責任制，專注於任務的達成率，將是主管因應數位化管理的一個挑戰。
發表文章
